Algemene Voorwaarden Sportkampen - Vrije Ateliers - Buitenschoolse groepsopvang

Algemene voorwaarden 2023

Aanmelden via Vakantie Op Maat voor Sportkampen -Vrije ateliers – Buitenschoolse groepsopvang

·Je dient je in de toepassing eenmalig te registeren, een account aan te maken.
·Eenmaal je bent geregistreerd, kan je uit het volledige vakantieaanbod een keuze maken en deze digitaal aanvragen en –indien gevraagd- betalen.
·Wie niet beschikt over een computer of internetverbinding, kan terecht aan het loket van de betrokken diensten. (Cipierage (sport) – Welzijnshuis (Bgo) – Vrije ateliers)
·Bij het registreren dient het rijksregisternummer van het kind als verplicht veld ingevuld te worden om dubbele accounts te vermijden.
·Gescheiden ouders kunnen elk een afzonderlijke login aanmaken en dienen contact op te nemen met de dienst om hun kind(eren) aan hun account te koppelen.
·GDPR: Je contactgegevens worden enkel gebruikt om met jou te communiceren omtrent het welzijn van je kind, of voor zaken met betrekking tot de inschrijving of praktische afspraken.
·Je dient ons zelf schriftelijk te contacteren indien je geen gebruik meer wenst te maken van het digitaal programma Vakantie Op Maat.

Door uw kind(eren) in te schrijven voor een activiteit verklaart u automatisch kennis te hebben en akkoord te gaan met de algemene voorwaarden.


Algemene voorwaarden Sportkampen en Vrije Ateliers

Inschrijvingsmomenten
Je kan steeds vanaf vastgelegde momenten inschrijven voor het vakantieaanbod:
·Eerste dinsdag na de kerstvakantie: inschrijving voor aanbod krokus + pasen
·Eerste dinsdag na de paasvakantie: inschrijving voor aanbod zomer
·Eerste dinsdag na de zomervakantie: inschrijving voor aanbod herfstvakantie (vrije ateliers)

Algemene bepalingen bij inschrijving
·Het maximum aantal kinderen is afhankelijk van de aard van de cursus, het sportkamp of het toegelaten aantal kinderen per opvanglocatie. Volzet is dan ook volzet.
·De samenstelling van de groepen bij de sportkampen en de cursussen gebeurt op basis van leeftijd en het gekozen aanbod.. Opgelet, de vereiste minimumleeftijd moet bereikt zijn ten laatste de einddag van het sportkamp of cursus Vrije Ateliers.
Annulatievoorwaarden
Het algemene principe is: betaald is gereserveerd / toegekend / vastgelegd.

Kosteloos:
dienst sport en Vrije Ateliers: tot 1week voor de start van een activiteit (vrije ateliers) 10 dagen voor de start van een sportkamp
of bij ziekte, mits tijdige schriftelijke melding (ten laatste op de eerste dag van ziekte) én er binnen de 5 dagen een medisch attest bezorgd wordt aan de betrokken dienst.
Opgelet: alle annuleringen moeten schriftelijk gebeuren of via mail (zie contactgegevens onderaan de pagina). Terugbetalingen worden maandelijks verwerkt. Hou er rekening mee dat terugbetalingen niet onmiddellijk na de annulatie of ziekte uitgevoerd kunnen worden.

Wanneer een sportkamp of cursus worden geschrapt door te weinig deelnemers en er voor jou geen alternatief is, krijg je het inschrijvingsgeld terug.
De voor- en naopvang van een sportkamp kan geannuleerd worden bij een tekort aan inschrijvingen.
De sportdienst heeft het recht om sportkampen te annuleren of (leeftijds)groepen samen te voegen indien er te weinig inschrijvingen zijn voor bepaalde kampen.

In geval van corona kan de organisatie of de klant het sportkamp annuleren en wordt er altijd het volledige bedrag terugbetaald. In geval van quarantaine wordt er voor de terugbetaling een quarantaine-attest opgevraagd.

Betalingsvoorwaarden
De prijs voor cursussen en sportkampen wordt per aanbod vastgelegd.
·Afspraken rond betaling:
voor sportkampen en cursussen Vrije Ateliers: je schrijft in en krijgt aansluitend een betaalverzoek. Betaald = ingeschreven.

Voorwaarden en informatie:
·De inschrijver verklaart dat de deelne(e)m(st)er over een normale gezondheid beschikt en heeft kennis genomen dat de aansprakelijkheid van de organisatoren begint en eindigt op de uren zoals vermeld in het programma. De inrichters zijn in geen geval aansprakelijk voor ongevallen of schade, veroorzaakt buiten de opgegeven uren.
·Het stadsbestuur is niet aansprakelijk voor schade of verlies van spullen.
·Als je kind bewust iets of iemand schade toebrengt of kwetst, dan moet jij (of je familiale verzekering) de kosten betalen.
·Als je kind zich kwetst of een ongeval heeft, dan gaan we naar de dokter of het ziekenhuis en word je verwittigd. Als er kosten zijn, dan moet je die eerst zelf betalen.

Tarieven en kortingen
De tarieven staan bij elk sportkamp, elke cursus of opvangmoment vermeld.
Er wordt korting toegekend in geval van:
·kansenpas: 50% korting, zolang je kansenpas geldig is (sportkampen)
·kansenpastarief Vrije Ateliers: 80 % korting maximum 2 maal per jaar
·participatieattest OCMW: je hebt dit attest via het OCMW ontvangen en hebt recht op een eenmalige korting van 80% (sportkampen)
Om van deze kortingen te kunnen genieten, dien je eerst langs te komen op de dienst met je attest of kansenpas of nadat je je kansenpas hebt gemaild. De dienst duidt dan in je account aan dat je hier recht op hebt. De korting wordt vanaf dan automatisch verrekend als je een sportkamp, cursus of opvangmoment boekt..
Opgelet: deze kortingen worden niet met terugwerkende kracht toegekend. Je kan er pas van genieten van het moment dat je je kansenpas hebt doorgemaild/bezorgd. Nadat je kansenpas verlopen is dien je een verlenging opnieuw te bezorgen/mailen.

Daarnaast zijn er kortingen die automatisch verrekend worden:
·gelijktijdige boeking: wanneer je uit het aanbod van sportkampen of Vrije Ateliers op eenzelfde moment iets boekt voor verschillende kinderen uit eenzelfde gezin, dan wordt een korting van 10% verrekend

Volgende regels zijn van toepassing:
·Je kind moet zindelijk zijn om te kunnen aansluiten bij een sportkamp of cursus. Je kan je kleuter pas inschrijven vanaf hij of zij in school is ingestapt (sport), voor de vrije ateliers
moet je kind bij inschrijving 4 jaar zijn.
·Respecteer de uren van de sportkampen, Vrije Ateliers, alsook de opening- en sluitingsuren van de buitenschoolse groepsopvang.
·Als je kind extra aandacht nodig heeft, praat dan op voorhand met de begeleider, animatoren of verantwoordelijken. Zij proberen je kind zo goed mogelijk te begeleiden.
·Mag je kind na de activiteit alleen naar huis, geef dan een schriftelijke toestemming.
·Als je kind een hele dag sportkamp, cursus of opvang heeft, geef dan een lunchpakket, genoeg drinken en een gezond tussendoortje mee.
·Breng je kind naar onze activiteiten in sportieve kledij of speelkledij. De kledij kan vuil worden bij het spelen of knutselen. Zorg voor speelkleren die aangepast zijn aan de weersomstandigheden. Een pet en zonnecrème bij warm weer, een regenjas bij slecht weer. Geef kleuters een reservebroekje mee.
·Schrijf de naam van je kind op de rugzak, de brooddoos en op elk kledingstuk.
Vraag er op tijd naar als je spullen verloren bent.
·Breng geen geld of waardevolle spullen mee (GSM, fototoestel, mp3 speler, ...).

Fiscaal attest:
Voor kinderen jonger dan 14 jaar krijg je een fiscaal attest.
Kosten voor opvang voor kinderen tot 14 jaar kan je immers in je belastingen inbrengen. Ten laatste op 15 juni krijgen alle ouders een fiscaal attest van de kosten die ze het vorige jaar gemaakt hebben voor opvang.
Opgelet: op het fiscale attest staan enkel effectief betaalde bedragen vermeld. Terugbetaalde bedragen, boetes of openstaande facturen staan hier niet op vermeld.

Terugbetalingen door derden
De vakantiewerking is niet enkel fiscaal aftrekbaar. Heel wat ziekenfondsen en werkgevers doen ook een tegemoetkoming voor sportkampen, kinderopvang of speelpleinwerkingen.
Als je ziekenfonds voorziet in een tegemoetkoming voor jeugdactiviteiten of sport, vind je dit attest terug in je account na afloop van de activiteit.
Wanneer je een opleiding volgt bij VDAB, kan je kosten voor de opvang van je kind(eren) bij hen binnen brengen. Je vraagt bij hen een formulier aan en laat het door de dienst invullen.

Ongeval en verzekering:
Als je kind een ongeval krijgt, krijg je een ongevallenformulier. De dienst vult de gegevens over het ongeval en eventuele aansprakelijkheid in en ondertekent het formulier. Je vervolledigt de gegevens van het “slachtoffer”.
Je laat een arts de medische verklaring invullen en bezorgt dit formulier de volgende werkdag.Je betaalt alle kosten en vraagt aan je mutualiteit een attest voor het remgeld. Van de apotheker vraag je een onkostennota. Deze bezorg je ook aan de dienst.
De dienst verzekeringen van het stadhuis handelt dit verder af.

Briefwisseling, facturen, terugbetalingen, enz.
Diegene, op wiens naam de account is aangemaakt, is ook diegene die alle mails, briefwisseling, bevestigingen, evt. facturen en terugbetalingen ontvangt. Ook het fiscale attest wordt op naam van de accounthouder opgemaakt.
Deze documenten worden NIET gewijzigd.
Houd hier rekening mee bij het opmaken van je account.


Gegevensbescherming
Je contactgegevens worden enkel gebruikt om met jou te communiceren omtrent het welzijn van je kind op het sportkamp, of voor zaken met betrekking tot de inschrijving of praktische afspraken.

Je gegevens worden niet langer dan nodig bijgehouden, rekening houdend met wettelijke bewaartermijnen en de archiefwet, en verwerkt conform de Europese privacywetgeving (Algemene Verordening Gegevensbescherming, EU 2016/679) en de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens. Meer informatie is terug te vinden in onze privacyverklaring op www.sint‑niklaas.be/privacy

Wij werken inclusief : indien je kind bijzondere noden heeft, zullen we graag met jou bekijken wat mogelijk is. Neem contact op met patricia.maes@sint-niklaas.be voor De Vrije Ateliers en met sport@sint-niklaas.be voor de sportdienst


******
Algemene voorwaarden buitenschoolse groepsopvang

Inschrijvingsmomenten vakantieopvang
Je kan steeds vanaf vastgelegde momenten inschrijven voor het vakantieaanbod:

• Eerste dinsdag na de kerstvakantie: inschrijving voor aanbod krokus + pasen
• Eerste dinsdag na de paasvakantie: inschrijving voor aanbod zomer
• Eerste dinsdag na de zomervakantie: inschrijving voor aanbod herfst + kerst
Buitenschoolse groepsopvang past een wettelijk opgelegde voorrangsregel toe (voorrang aan de jongste kinderen, met hun broers en zussen).
Daarom is er een eerste inschrijvingsperiode (van dinsdag tot en met zaterdag).
Daarna wordt een verwerkingsperiode voorzien van minstens 1 week om alle ontvangen aanvragen te verwerken.
Na die eerste inschrijving- en verwerkingsperiode, kan je chronologisch, zonder toepassing van de voorrangsregel, inschrijven op eventuele overgebleven vrije plaatsen.

Algemene bepalingen bij inschrijving
Het maximum aantal kinderen is afhankelijk van het toegelaten aantal kinderen per opvanglocatie. Volzet is dan ook volzet.
Bij buitenschoolse groepsopvang zijn schoolgaande kinderen uit het kleuteronderwijs en lager onderwijs welkom op eenzelfde opvanglocatie.
De activiteiten die in buitenschoolse groepsopvang worden aangeboden, worden zo goed als mogelijk afgestemd op de leeftijd.

Annulatievoorwaarden
Gereserveerde opvang wordt enkel niet aangerekend in geval van tijdige annulatie:


= tot 10 dagen voor de start van een vakantieperiode"
• krokusvakantie 2023 kosteloos annuleren t.e.m. vrijdag 10 februari 2023
• Paasvakantie 2023 kosteloos annuleren t.e.m. vrijdag 24 maart 2023
• Zomervakantie juli 2023 kosteloos annuleren t.e.m vrijdag 23 juni 2023
• Zomervakantie augustus 2023 kosteloos annuleren t.e.m zaterdag 22 juli 2023
• Herfstvakantie 2023 kosteloos annuleren t.e.m vrijdag 20 oktober 2023
• Kerstvakantie 2023 kosteloos annuleren t.e.m zondag 17 december 2023

·of bij ziekte, mits tijdige schriftelijke melding (ten laatste op de eerste dag van ziekte) én er binnen de 5 dagen een medisch attest bezorgd wordt aan de dienst.

Verwittigen na het opvangmoment bij buitenschoolse groepsopvang of helemaal niet verwittigen is sowieso boete. Dit heeft eveneens gevolgen voor inschrijving in een volgende vakantie! Een boete bedraagt 7,00 euro per vastgelegde opvangdag met een maximum van 150 euro aan boete per gezin, per factuur. Met ingang van 1-07-2023 bedraagt de boete voor gezinnen met sociaal tarief: 3,50 EUR, met een maximum van 75 EUR aan boete voor niet/ niet correct geannuleerde opvangdagen per gezin, per factuur.
Een boete komt niet op het fiscaal attest.

Opgelet: alle annulaties moeten schriftelijk of via e-mail gebeuren (zie contactgegevens onderaan op de startpagina).

Samenwerking speelpleinwerking
Om de samenwerking tussen de buitenschoolse groepsopvang en het speelplein te stimuleren maakt de dienst buitenschoolse groepsopvang volgende uitzondering op de annulatieprocedure:


·De combinatie halve dag opvang / halve dag speelplein is enkel mogelijk indien het speelplein slechts halve dagwerking heeft. Laat dit zo snel mogelijk schriftelijk weten aan de dienst buitenschoolse groepsopvang (ten laatste op de dag dat uw kind naar het speelplein gaat). Er zal geen boete worden aangerekend.
(Opgelet: niet geldig voor het Buurthuis te Sinaai, aangezien speelplein Spenoazie een volle dagwerking organiseert)

·Reserveerde u opvang en wil u uw kind toch naar het speelplein laten gaan? Laat dit zo snel mogelijk schriftelijk weten aan de dienst buitenschoolse groepsopvang -> ten laatste op de vrijdag voorafgaand aan de dag dat uw kind naar het speelplein gaat. Let op: bezorg aan de dienst buitenschoolse groepsopvang steeds een bewijs opgemaakt door het speelplein! Zonder schriftelijke annulatie en bewijs zal de gereserveerde dag opvang worden aangerekend onder vorm van boete.

Betalingsvoorwaarden
Voor buitenschoolse groepsopvang wordt er achteraf gefactureerd.
·Wettelijke bepalingen voor buitenschoolse groepsopvang: de prijs die je betaalt voor buitenschoolse opvang is gekoppeld aan de verblijfsduur van jouw kind(eren) in de opvanglocatie.
·Per kwartaal ontvang je voor buitenschoolse groepsopvang een factuur afgaande op de effectieve verblijfsduur.

Tarieven en kortingen (met ingang van 1-07-23):
Voor- en naschools:
• 01,00 euro per begonnen half uur

Woensdagnamiddag (voordeligste tarief zal worden aangerekend):
• 01,00 euro - per begonnen half uur
• 04,20 euro - verblijf minder dan 3 uur
• 06,60 euro - verblijf tussen de 3 uur en 6 uur
• 13,00 euro - verblijf langer dan 6 uur

Vakantieopvang:
• 04,20 euro - verblijf minder dan 3 uur
• 06,60 euro - verblijf tussen de 3 uur en 6 uur
• 13,00 euro - verblijf langer dan 6 uur

·Sociaal tarief
Er kan een sociaal tarief worden toegekend op basis van een geargumenteerd verzoek van de ouders bij de dienst buitenschoolse groepsopvang. Ouders moeten jaarlijks in januari het nodige bewijsstuk (bv. Kansenpas, of attest verhoogde tegemoetkoming) op de dienst indienen.
Opgelet: deze korting worden niet met terugwerkende kracht toegekend. Je kan er pas van genieten vanaf de datum van ontvangst van het bewijsstuk.

·gelijktijdig verblijf: wanneer verschillende kinderen uit eenzelfde gezin tegelijk opgevangen worden, dan wordt een korting van 25% verrekend.

Fiscaal attest:
Voor kinderen jonger dan 14 jaar krijg je een fiscaal attest.
Kosten voor opvang voor kinderen tot 14 jaar kan je immers in je belastingen inbrengen. Ten laatste voor 15 juni krijgen alle ouders een fiscaal attest van de kosten die ze het vorige jaar gemaakt hebben voor opvang.
Opgelet: op het fiscale attest staan enkel effectief betaalde bedragen vermeld. Terugbetaalde bedragen, boetes of openstaande facturen staan hier niet op vermeld.

Terugbetalingen door derden
Als je ziekenfonds voorziet in een tegemoetkoming voor buitenschoolse groepsopvang of wanneer je een opleiding volgt bij VDAB, kan je kosten voor de opvang van je kind(eren) bij hen binnen brengen. Je vraagt bij hen een formulier aan en laat het door de dienst invullen.

Briefwisseling, facturen, terugbetalingen, enz.
Diegene, op wiens naam de account is aangemaakt, is ook diegene die alle mails, briefwisseling, bevestigingen, evt. facturen en terugbetalingen ontvangt. Ook het fiscale attest wordt op naam van de accounthouder opgemaakt.
Deze documenten worden NIET gewijzigd. Houd hier rekening mee bij het opmaken van je account.

Ongeval en verzekering:
Als je kind een ongeval krijgt, krijg je een ongevallenformulier. De dienst vult de gegevens over het ongeval en eventuele aansprakelijkheid in en ondertekent het formulier.
Je vervolledigt de gegevens van het “slachtoffer”.
Je laat een arts de medische verklaring invullen en bezorgt dit formulier de volgende werkdag. Je betaalt alle kosten en vraagt aan je mutualiteit een attest voor het remgeld. Van de apotheker vraag je een onkostennota. Deze bezorg je ook aan de verzekeringsmaatschappij. De dienst verzekeringen van het stadhuis handelt dit verder af.

Weetjes en enkele regels:

• Je kan je kleuter pas inschrijven vanaf hij of zij in school is ingestapt.
• Respecteer de opening- en sluitingsuren van de buitenschoolse groepsopvang.
• Als je kind extra aandacht nodig heeft neem dan vooraf contact op met de dienst.
• Mag je kind na de activiteit alleen naar huis, geef dan een schriftelijke toestemming.
• Voorzien een lunchpakket wanneer je kind een volledig dag in de opvang verblijft.
• Bij een hele dag buitenschoolse groepsopvang zijn drankjes en een tussendoortje
• rond 10 uur en 16 uur inbegrepen.
• Breng je kind naar onze activiteiten in sportieve kledij of speelkledij.
• De kledij kan vuil worden bij het spelen of knutselen. Zorg voor speelkleren die aangepast zijn aan de weersomstandigheden. Een pet en zonnecrème bij warm weer, een regenjas bij slecht weer. Geef kleuters een reservebroekje mee.
• Schrijf de naam van je kind op de rugzak, de brooddoos en op elk kledingstuk.
• Vraag er op tijd naar als je spullen verloren bent.
• Breng geen geld of waardevolle spullen mee (GSM, fototoestel, mp3 speler, ...).
• Het stadsbestuur is niet aansprakelijk voor schade of verlies van spullen.
• Als je kind bewust iets of iemand schade toebrengt of kwetst, dan moet jij (of je familiale verzekering) de kosten betalen.
• Als je kind zich kwetst of een ongeval heeft, dan gaan we naar de dokter of het ziekenhuis en word je verwittigd. Als er kosten zijn, dan moet je die eerst zelf betalen.


Sluitingsdagen
Huishoudelijk reglementDoor de inschrijving verbindt men zich ertoe kennis te nemen van de voorwaarden en informatie.